CAP Advisoryは、新興ブランドや企業向けのサービスファーストの会計事務所です。会計と財務に関する25年の専門知識と知識を活かし、新しいテクノロジーと業界のベストプラクティスを取り入れた最新の会計ソリューションを提供しています。その使命は、ブランドが帳簿のことを気にせず、コンプライアンスを守ることなく、自信を持って成長できるようにすることです。
バックグラウンド
チャールズとジョナサンがCAPアドバイザリーを引き継いだとき、彼らは成長が難しいことを知っていました。当時、同社は時間と人件費のかかる紙の処理で行き詰まっていました。新CEO兼最高執行責任者（COO）は、手作業によるデータ入力作業をなくすには、テクノロジーを活用してソリューションを見つけなければならないことを知っていました。
従来の光学式文字認識 (OCR) はしばらくの間は機能していましたが、すぐに機能を使い果たしてしまいました。チャールズは次のように語っています。「デジタル変革の初期段階では、OCR は私たちにとって良いものでした。しかし、テクノロジーに慣れるにつれ、できないことのマイナス面がわかりました。」
チャレンジ
成長はテクノロジーによって制限される
従来のOCRにより、CAP Advisoryは人間のデータ入力作業の多くを省くことができ、早い段階で初期の成長を遂げました。しかし、会社が急速に成長し、より多くのクライアントのオンボーディングを行うにつれて、OCRだけでは不十分であることが明らかになりました。
チャールズは次のように説明しています。「日常的に使用するOCRソフトウェアにはかなりの制限があることに気づきました。それは、データの読み取りという1つのことしかできないということです。私たちが扱う中小企業のクライアントの種類と、私たちが日々直面する膨大な量のデータを考えると、データを読み取るだけでは不十分です。私たちにはもっと何かが必要でした。」
「抽出したデータをできるだけ早く理解する必要がありました。そして、このデータを会計システムの適切な場所に手動で配置しなければならなかったため、読むだけでは不十分だと気づいたのはそのときだと思います。その結果、私たちは本質的に振り出しに戻りました。そのため、純粋な OCR ソフトウェアではそれができませんでした」と Jonathan 氏は付け加えます。
動きが速く、すべてを壊してしまう
CAP Advisoryのチームは、手動プロセスは一時的に機能するものの、これは持続可能ではなく、長期的な解決策というよりはむしろバンドエイドであることに気づきました。
ジョナサンは次のように回想しています。「以前は、月に約3,000通の請求書をクライアントに渡していました。明らかに、もし手作業で行うとしたら、1 人のクライアントだけでチーム全体のキャパシティに達していたでしょう。」
「最近は、請求書発行、POSレポート、eコマースレポート、在庫移動レポートを扱っています。複雑さが増すにつれて、当社の運用要件への負担も増大しています。」チャールズは付け加えました。
経営陣は、これが続けば生産性と士気が低下することを知っていました。
イライラするセルフサービスサポート体験
最後の課題は、以前のOCRソフトウェアを中心にセルフサービスのサポートシステムをナビゲートしようとしたときでした。
「サポートチームは私たちにとって大きな役割を果たしています。ナレッジベースをナビゲートしたり、以前のシステムに手を加えたりしましたが、うまくいきませんでした。試行錯誤のプロセスにはフラストレーションがたまり、時間もかかります。」ジョナサンは振り返りました。
「その時、当初のテクノロジーへの依存だけでは、より興味深いクライアントを引き受け、成長のペースに追いつくには不十分であることに気づきました。そこで、FileAI と創設者のクリスに出会ったのです」と Charles 氏は言います。
「彼らが何をしているのかを初めて聞いたとき、私はすぐに興奮しました。これは私たちがずっと探していたことだと思います。なぜなら、これにより、クライアントのためのシステムを可能な限りエレガントな方法で完全に制御し、柔軟に設計できるからです。」
解決策
CAP Advisoryは、データを処理できる自動化ソフトウェアを調達していました。
ジョナサン氏は、「FileAIの良いところは、OCRだけではありません。OCR操作後にデータを操作し、会計プラットフォーム上で最終フォーマットに変換する前にデータを処理できることが重要なのです。」
FileAIがOCR専用ソフトウェアと一線を画しているのは、会計中心のアプローチです。
ジョナサンは次のように付け加えました。
「FileAIで気に入っているのは、私たちが試した他のどのプラットフォームよりもデータの会計処理に敏感であることです。私たちは多くのクライアントと仕事をしていますが、データ出力をカスタマイズできる可能性は会計の重要な部分です。データを追跡し、それぞれの会計部門の対応するエントリを顧客に示すことが重要ですが、FileAIは間違いなくそれを実現しました。」
他ではできないことをカスタマイズする
FileAIを使用すると、以前は物理チーム全体で達成する必要があったことを、100％の精度で会計ソフトウェアに直接プッシュできるようになりました。
「FileAIの大きな違いはカスタマイズ機能で、売掛金を自動化できることもその1つです」とJonathan氏は言います。
彼は続けます。「FileAIを使うと、F&Bクライアントのためにドローダウンを行い、数値を調整できるため、作業を大幅に節約できます。そして、私が知る限り、これが可能なのは彼らだけです。」
チャールズは次のように付け加えています。「FileAIを使うと、夜はぐっすり眠れます。今では、何がどこに行くかをより細かく制御できるようになり、コンプライアンスの部分は常にそこにあるという確信が高まりました。」
ジョナサンは、Xeroで印象に残ったカスタマイズ機能の例をもう1つ挙げました。
「Xeroにデータをインポートする場合、Xero側のソフトウェアの制限により、一定の障壁があります。そして、私が言いたいのは、何百万件ものトランザクションを手作業でデータ入力する作業です！
他のソフトウェアではそのハードルを乗り越えることはできませんでした。なぜなら、それらはすべて文書処理と出力形式がかなり厳格だからです。しかし、FileAI では、データプッシュによるカスタマイズによってこの課題を克服し、項目を簡単に調整できるようになりました。」
素晴らしいサポートチーム
ジョナサンはまた、FileAIのサポートチームの忍耐と指導にも感謝しました。個人的なタッチは、FileAIを他のスタートアップ企業とは異なるレベルに引き上げた重要な要素です。
「アカウントマネージャーのヴァレリーは、私たちに大きな違いをもたらしました。彼女は私たちの要件を技術チームに伝えるのを手伝ってくれましたが、彼らは私たちのビジネスニーズに非常に敏感でした。」
チャールズは次のように付け加えました。「私たちは経理の側面は知っていますが、私たちは技術者ではありません。そのため、FileAIには、私たちが伝えようとしていることを理解するようにチームを訓練し、さらに重要なのは、実際にその話を聞いて、私たちユーザーのために製品を改善できるようにするには、ある程度の専門知識が必要です。」
結果
90% の時間を節約
その結果、Charlesは、FileAIがなかったらかかる時間の約90％を節約できたと推定しています。
「全体として、FileAI は手動入力と比較して約 90% の時間を節約できました。ほとんどの場合、作業の大部分は初期設定にあります。」
ジョナサン・ラウ
CAPアドバイザリーディレクター
チームは今、より価値の高い仕事により多くの時間を費やしています。日常的な仕事の代わりに、クライアントとの関係を築き、ビジネスを改善するためのコンサルティングアドバイスを提供することに時間を費やすことができるようになりました。
「今、私たちの時間はアカウントの確認に費やされています。また、手作業による処理ではなく、それを中心に SOP を考案しています。これは素晴らしいことです。そもそもそうすべきことだからです。」と彼は言います。
収益は増加し、拡張が可能になりました
また、FileAIを「内部」に置くことで、CAPアドバイザリーの新たな機会が開かれ、見込み客にアプローチする際の新たな自信がチームにもたらされました。
チャールズは次のように説明しています。「私たちは新しい会社のフロンティアに近づいています。馬鹿げているように聞こえますが、Lazada、Shopee、さらにはShopifyでライブストリーミングのクライアントやeコマース企業が増えています。建設会社にもアプローチしました。他の方法ではできないような在庫管理を行っていますが、FileAI のおかげで自信を持って取り組めるようになりました。」
「FileAIがなければ、処理すべきことが多すぎるため、現在行っている業界へのアプローチをためらうでしょう」と彼は付け加えました。
成長パートナーを探す
彼らの意見に耳を傾ける技術パートナーのサポートを受けていることを知っていることは、CAP Advisoryにとってかけがえのない資産です。また、FileAIの知識豊富なサポートチームのおかげで、同社は成長加速器に乗ることについてはるかに安心感を得ています。
ジョナサンは次のように詳しく述べています。「彼らはサポートチームに大きな違いをもたらしました。これにより、私たちがやっていることを行う自信が格段に高まりました。この信頼こそが、私たちの成長を可能にしているのです。」
CAPアドバイザリーはFileAIを推奨しますか？
ジョナサンはこう言っています。
「はい、彼らは未来だと思います。自動化と AI の役割は飛躍的に拡大するでしょうが、FileAI はその力を活用して手間のかかる作業をなくし、クライアントにとって最も重要なタスクに専念できるようにしてくれます。」
チャールズの答えは？
「いいえ。秘密兵器なので、自分たちのためだけに使います。FileAIは私たちの競争上の優位性であり、他のみんなが使い始めると、私たちは優位性を失います」と彼は笑顔で言いました。
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